PORADY FINANSOWE CZ. 5

- Przed zmianą pracodawcy przechowywali dokumentację pracowniczą wyłącznie w formie papierowej. Od stycznia ustawodawca stworzył możliwość wyboru przez każdego przedsiębiorcę formy przechowywania dokumentacji – papierowo lub elektronicznie – mówi Marzena Sławińska EMKA5 Biuro Rachunkowości w Wejherowie. – Co więcej, pracodawca może także zmienić wcześniej przyjętą formę przechowywania akt pracowniczych.

Proces ten, nazwany elektronizacją akt (w skrócie: e-akta), oznacza, że od 1 stycznia 2019 r. każdy pracodawca lub zleceniodawca, w stosunku do wszystkich nowo zatrudnianych osób, ma obowiązek przechowywać akta pracownicze przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa zlecenia.

Dla pracowników i zleceniobiorców, którzy byli zatrudnieni po raz pierwszy w okresie od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. standardowy okres przechowywania akt pracowniczych wynosi 50 lat ale może on zostać skrócony do lat 10 pod warunkiem spełnienia przez pracodawcę dodatkowych warunków. Tymi warunkami są: przekazanie do ZUS oświadczenia (ZUS OSW) oraz raport informacyjny (ZUS RIA).

Ustawodawca nie przewidział żadnych zmian co do sposobu przechowywania akt pracowniczych osób zatrudnianych przed 1 stycznia 1999 r. Nadal mają być one przechowywane w dotychczasowej formie przez okres 50 lat.

- Przedsiębiorcy, którzy chcą skorzystać ze skróconego terminu przechowywania dokumentacji pracowniczej dla umów zawartych od stycznia 1999 do grudnia 2018 roku, w pierwszej kolejności powinni złożyć oświadczenie o zamiarze przekazywania raportów informacyjnych ZUS OSW – tłumaczy Marzena Sławińska. - W dokumencie tym pracodawca oświadcza, że przekaże raporty informacyjne ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych w tym okresie. Oświadczenie to można złożyć w wybranym przez siebie terminie i jest to dobrowolna decyzja pracodawcy.

ZUS RIA zastępuje obowiązek wystawiania przez pracodawców w formie papierowej dokumentów dołączanych do wniosków w sprawie przyznawania świadczeń. Wszystkie dane z raportu informacyjnego ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego (pracownika).

- Raport ZUS RIA składa się za swojego pracownika lub zleceniobiorcę. Za zleceniobiorców ustawa uznaje osoby świadczące pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy agencyjnej lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia – wyjaśnia Marzena Sławińska EMKA5 Biuro Rachunkowości w Wejherowie.

Oprócz przekazania informacji do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, pracodawca powinien przekazać pracownikowi:

• kopię przekazanego do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA, aby mógł zweryfikować zawarte w nim informacje,
• dowody potwierdzające wykonywanie w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (pracy wymienionej w starych wykazach),
• dowody potwierdzające wykonywanie w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (pracy wymienionej w nowych wykazach).

Dodatkowo należy pouczyć pracownika o skróconym okresie przechowywania jego dokumentacji pracowniczej, prawie do odbioru dokumentacji pracowniczej i terminie jej odbioru oraz o prawie do uzyskania kopii dokumentacji pracowniczej.

Jako zleceniodawca, pracodawca powinieneś przekazać zatrudnionemu:

• kopię przekazanego do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA, aby mógł zweryfikować zawarte w nim informacje,
• pouczenie o skróconym okresie przechowywania dokumentacji dotyczącej umowy oraz o prawie do odbioru tej dokumentacji i terminie jej odbioru.

Tomasz Magulski

tomsz.magulski@tubawejherowa.pl